Tahsilat Platformu Değiştirirken Veri Aktarımı ve Entegrasyon

Platform değiştirme kararı verildi. Yeni sistem seçildi. Şimdi asıl soru geliyor: “Peki mevcut verilerimize ne olacak?”

Bu soru çoğu şirketi geçiş kararından sonra en çok endişelendiren konudur. Yıllarca biriktirilen bayi verileri, cari hesaplar, tahsilat geçmişi, ERP kayıtları — hepsi yeni sisteme doğru taşınacak mı? Geçiş sırasında bir şey kaybolacak mı? Entegrasyon bozulacak mı? Bu rehber bu soruları yanıtlıyor.

Veri Aktarımında Şirketlerin En Çok Korktuğu 4 Senaryo

Bu senaryoların hepsi gerçek endişelerdir. Ve doğru yönetilen bir geçiş sürecinde hepsinin önüne geçilebilir.

Veri Aktarımı Nasıl Çalışmalı?

1. 1

   Mevcut altyapı analizi

   Geçiş başlamadan önce mevcut sistemin envanteri çıkarılır: hangi veriler var, hangi formatta, hangi sistemde tutuluyor. Bu analiz olmadan aktarım planı kurulamaz; Tahsildar’da geçişin ilk adımı her zaman altyapı analizidir.

2. 2

   Veri temizliği ve hazırlık

   Aktarım öncesinde mükerrer kayıtlar, hatalı bakiyeler ve kapatılmış bayi hesapları düzeltilir. Kirli veriyi yeni sisteme taşımak sorunu çözmez, yalnızca taşır.

3. 3

   Aktarım planı

   Hangi verilerin hangi sırayla ve hangi formatta aktarılacağı, aktarımın tek seferde mi aşamalı mı yapılacağı bu aşamada kararlaştırılır ve sizinle paylaşılır.

4. 4

   Test ortamında doğrulama

   Aktarım doğrudan canlı ortama yapılmaz. Önce test ortamına taşınır; bayi verileri, cari bakiyeler ve aktarılan geçmiş kayıtlar onaylanmadan canlıya geçilmez.

5. 5

   Canlıya geçiş

   Test ortamında onaylanan veriler canlı sisteme alınır. Bu aşamada eski sistem hâlâ çalışır; paralel çalışma sayesinde geçiş tamamlanana kadar tahsilat sürer.

ERP Entegrasyonu Geçiş Sürecinde Nasıl Yönetilir?

ERP entegrasyonu geçişin en kritik teknik adımıdır. Yanlış yönetildiğinde muhasebe kayıtlarında tutarsızlık, çift kayıt ve veri kaybı yaşanabilir.

Mevcut ERP bağlantısı geçiş süresince korunmalıdır. Yeni platformun ERP entegrasyonu kurulduktan sonra iki sistem paralel çalıştırılır ve veriler karşılaştırılır; tam geçiş ancak onaydan sonra yapılır.

Tahsildar Logo, Mikro, Nebim, SAP ve diğer yaygın ERP’lerle çalışır. Entegrasyonu Tahsildar ekibi kurar; aracı bir entegratöre gerek yoktur, sizden yalnızca erişim izni istenir.

ERP entegrasyonunda doğrulanması gereken 5 nokta

• Ödeme tamamlandığında ERP’ye işleniyor mu?
• Bayi cari hesapları doğru güncelleniyor mu?
• Ödemeler doğru faturayla eşleşiyor mu?
• Aynı ödeme için çift kayıt oluşuyor mu?
• Aktarılan geçmiş kayıtlar ERP’de doğru görünüyor mu?

Bu beş nokta onaylanmadan canlıya geçilmemelidir.

Geçiş Sırasında Tahsilat Nasıl Kesintisiz Devam Eder?

Platform değiştirmenin en kritik operasyonel sorusu budur. Cevap: paralel çalışma.

Yeni sistem kurulurken eski sistem kapatılmaz; ikisi birlikte çalışır. Yeni sistemde veri doğrulandıktan, entegrasyonlar test edildikten ve ekip hazır hale geldikten sonra geçiş yapılır; eski sistem ancak o andan sonra devre dışı kalır. Bu yaklaşımla geçiş süresince tahsilat aksamadan sürer. Tahsildar’da sistem çoğunlukla 24 saat içinde canlıya alınır; süre altyapıya göre değişebilir.

Geçiş Sonrası: İlk 30 Günde Dikkat Edilmesi Gerekenler

Geçiş tamamlandı, yeni sistem canlıda. Ama iş henüz bitmedi; ilk 30 gün yakın izleme dönemidir:

• Bayi ödemelerinin yeni sistemde doğru eşleşip eşleşmediği her gün kontrol edilir.
• ERP kayıtlarının beklenen formatta işlendiği doğrulanır.
• Muhasebe ekibinin yeni sistemde rahat çalışıp çalışmadığı takip edilir.
• Herhangi bir uyumsuzluk hemen kurulum ekibine bildirilir.

Tahsildar’da canlıya geçişten sonra 30 gün boyunca birebir destek verilir; sonrasında size atanan temsilci süreci takip eder.

Tahsildar ile Geçiş Süreci: Adım Adım

1. 1

   Keşif görüşmesi

   Mevcut altyapı, entegrasyonlar ve veri yapısı analiz edilir; size özel geçiş planı hazırlanır.

2. 2

   Veri hazırlığı

   Mevcut veriler temizlenir ve aktarıma hazır hale getirilir.

3. 3

   Test ortamı

   Veriler test ortamına aktarılır, ERP entegrasyonu kurulur ve doğrulanır.

4. 4

   Onay

   Test ortamını siz onaylarsınız; her şeyin beklendiği gibi çalıştığı doğrulanır.

5. 5

   Canlıya geçiş

   Eski sistem paralel çalışırken yeni sistem devreye alınır.

6. 6

   Geçiş sonrası destek

   30 gün birebir destek, ardından atanmış temsilci.

Tahsildar ile Veri Aktarımı

• Bayi verileri ve cari hesaplar ek ücret olmadan aktarılır.
• Geçmiş tahsilat verisinin aktarımı isteğe bağlıdır.
• ERP entegrasyonu Tahsildar ekibi tarafından kurulur; aracı entegratör gerekmez.
• Paralel çalışmayla geçiş süresince tahsilat sürer.
• Test ortamı onayı olmadan canlıya geçilmez.
• Canlıya geçiş sonrası 30 gün birebir destek.

Sıkça Sorulan Sorular